笑う女性

ペーパーレス会議導入で配慮すること

よいシステムであろうともなかなか同意を得られないことがあります。その一つとしてペーパーレス会議があります。これは要するに紙での会議をやめて、ネットワークを用いた機械的な会議をしよう、ということです。
いくつかの利点があります。まず、単純に紙のコストを削減することができるようになります。これがまずは大事なことであり、極めてメリットがあることになります。経費が削減できるわけです。ですが、機械投資に関するコスト増もありますから、結果としてかなり直接的に経費削減になるのか、といえば微妙ではあります。しかし、長い目で見ることによって、このペーパーレス会議は非常にメリットがあるのは確かです。紙のコストはほぼ会議においてはなくなりますし、また、情報の伝達と保存が極めて楽になります。紙の資料の保管をしておくスペースなども不要になるからです。
よいこと尽くめに見えるのですが、いくつか注意しておくべき点もあります。それは機能として、年長者やITに不慣れな社員でも活用できるように極端な多機能にしない、ということです。これが意外と大事なこととして挙げられます。どうしてもIT機器の知識が少ない社員が多い場合、逆に非効率的になる可能性が高いからです。この点は配慮するべきです。